Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung

Diese Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO gilt zwischen dir als Lehrkraft und Flinko. Du entscheidest, welche Schüler du anlegst und welche Daten du erfasst — Flinko verarbeitet sie ausschließlich nach deiner Weisung.

Zwischen

(1) Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
die Lehrkraft, die in der Anwendung „Flinko“ ein Konto führt und darin Daten ihrer eigenen Nachhilfe-Schüler verarbeiten lässt — im Folgenden „Lehrkraft“.

(2) Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO
Philipp Boßlet, Birkenstraße 26, 66450 Bexbach, Deutschland, E-Mail E-Mail anzeigen — im Folgenden „Flinko“.

Präambel

Die Lehrkraft nutzt Flinko zur Organisation ihrer eigenen Nachhilfe. Sie entscheidet allein, welche Schüler sie anlegt, welche Angaben sie erfasst und welches Material sie ablegt. Flinko stellt dafür die Software bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich nach ihrer Weisung.

§ 1 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung der von der Lehrkraft eingestellten Daten im Rahmen der Nutzung von Flinko Basis, Plus oder Pro. Die Vereinbarung läuft mit dem Nutzungsvertrag und endet mit ihm.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung

(1) Flinko verarbeitet personenbezogene Daten der von der Lehrkraft angelegten Schüler und gegebenenfalls ihrer Erziehungsberechtigten zu folgenden Zwecken:

• Speicherung der Schüler-Stammdaten in dem Umfang, den die Lehrkraft eingibt
• Verwaltung von Terminen, Verfügbarkeiten, Buchungen und Absagen
• Ablage und Bereitstellung von Unterrichtsmaterial
• Nachrichtenaustausch zwischen Lehrkraft und Schüler
• Erfassung gehaltener Stunden und Erstellung von Rechnungen der Lehrkraft an Schüler beziehungsweise Eltern
• Bereitstellung eines lehrergebundenen Schülerzugangs für Buchung und Material
• mit Plus: Online-Übungen und von der Lehrkraft zusammengestellte Online-Tests im Schülerzugang samt Speicherung der Antworten und Ergebnisse für die Lehrkraft; Bereitstellung von Material aus Aufgabenpool, Erklärseiten und Probeklausuren
• mit Pro: KI-gestützte Auswertung hochgeladener Aufgaben- und Lösungsfotos oder PDFs (Musterlösung, Korrektur, passende Übungsaufgaben, Probeklausur aus einem Themenblatt). Die Korrektur von Schülerlösungen erfolgt nur mit Einwilligung der Eltern.

(2) Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung sind Lernpfad, Diagnose und Eltern-Reports. Funktionen eines Pakets, das die Lehrkraft nicht gebucht hat, sind serverseitig gesperrt.

(3) Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den Zwecken nach Absatz 1 und nicht für eigene Werbe-, Verkaufs-, Profiling- oder Trainingsinteressen von Flinko.

§ 3 Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

(1) Datenarten:

• Anzeigename des Schülers — die einzige Pflichtangabe; ein Kürzel genügt
• freiwillig: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Schulform, Klasse, Kursart, Region, Schule, Lehrwerk, Notizen der Lehrkraft zur Zusammenarbeit
• Kontaktdaten Erziehungsberechtigter, soweit die Lehrkraft sie einträgt
• Termine, Buchungen, Absagen
• hochgeladene Dateien (JPEG, PNG, PDF) — Metadaten werden vor der Ablage technisch entfernt
• Nachrichten zwischen Lehrkraft und Schüler
• Stunden- und Abrechnungsdaten
• mit Plus: Antworten und Ergebnisse von Online-Übungen und Online-Tests
• mit Pro: Bild- und PDF-Inhalte von Aufgaben- und Lösungsblättern einschließlich darauf sichtbarer Handschrift sowie die daraus erzeugten Musterlösungen und Korrekturen

(2) Besondere Kategorien nach Art. 9 sind nicht vorgesehen. Es gibt kein Feld für Gesundheits-, Diagnose- oder Nachteilsausgleichsangaben im normalen Profilweg. Trägt die Lehrkraft solche Angaben in ein Freitextfeld ein, geschieht das auf ihre Verantwortung und Rechtsgrundlage.

(3) Betroffenenkategorien: Schülerinnen und Schüler — überwiegend minderjährig —, gegebenenfalls ihre Erziehungsberechtigten.

§ 4 Pflichten der Lehrkraft

(1) Die Lehrkraft ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung gegenüber Schülern und Erziehungsberechtigten. Sie prüft eigenständig, worauf sie die Verarbeitung stützt.

(2) Die Lehrkraft lädt ausschließlich Unterrichtsmaterial hoch und entfernt personenbezogene Angaben, die für diesen Zweck nicht erforderlich sind. Sie bestätigt das beim ersten Upload ausdrücklich; die Bestätigung wird mit Konto, Zeitpunkt und Textfassung nachgewiesen.

(3) Die Lehrkraft informiert Erziehungsberechtigte über den Einsatz von Flinko, über die beteiligten Auftragsverarbeiter nach § 6 und über die Datenschutzinformation, bevor sie mit der Verarbeitung von Daten ihres Kindes beginnt.

(4) Die Lehrkraft bearbeitet Betroffenenanfragen ihrer Schüler und deren Eltern selbst und nutzt dafür die Funktionen der Anwendung (Export, Löschung, Berichtigung).

(5) Weisungen erteilt die Lehrkraft über die in der Anwendung vorgesehenen Funktionen. Sonderweisungen außerhalb dieser Funktionen werden nicht entgegengenommen.

§ 5 Pflichten von Flinko

(1) Flinko verarbeitet die Daten ausschließlich nach den Weisungen der Lehrkraft.

(2) Flinko ist ein Einzelunternehmen; die Vertraulichkeitspflicht gilt für den Inhaber persönlich. Werden künftig weitere Personen mit der Verarbeitung befasst, verpflichtet Flinko sie zuvor schriftlich zur Vertraulichkeit.

(3) Flinko trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32. Sie sind in Anhang A konkret aufgeführt und werden mindestens halbjährlich überprüft.

(4) Flinko unterstützt die Lehrkraft bei Betroffenenrechten (Art. 15–22) durch Funktionen der Anwendung und darüber hinaus in zumutbarem Umfang.

(5) Flinko meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden nach Kenntnis, per E-Mail an die hinterlegte Adresse der Lehrkraft — mit Art und Umfang, betroffenen Datenkategorien, voraussichtlichen Folgen und ergriffenen Maßnahmen.

(6) Flinko unterstützt bei den Pflichten aus Art. 32–36.

(7) Nach Beendigung löscht Flinko alle Auftragsdaten binnen 30 Tagen; die Lehrkraft kann sie vorher exportieren. Eigene steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten Flinkos (Rechnungen an die Lehrkraft, § 147 AO) bleiben unberührt und betreffen keine Schülerdaten.

(8) Nach Wiederherstellung aus einer Sicherung entfernt Flinko zwischenzeitlich gelöschte Identitäten anhand eines Löschjournals erneut.

§ 6 Unter-Auftragsverarbeiter

(1) Die Lehrkraft genehmigt mit Annahme dieser Vereinbarung folgende Unter-Auftragsverarbeiter:

(2) Vor Hinzunahme weiterer Unter-Auftragsverarbeiter informiert Flinko die Lehrkraft per E-Mail mit 14 Tagen Frist. Sie kann aus wichtigem Grund widersprechen; Flinko stellt dann um oder beendet nach § 9.

(3) Mit jedem Unter-Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 4.

§ 7 Drittlandtransfer

(1) Übermittlungen in die USA betreffen Sentry, Cloudflare und Google.

(2) Schutzmechanismus sind die Standardvertragsklauseln vom 4. Juni 2021, ergänzt um eine Transfer-Folgenabschätzung je Empfänger; soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, greift zusätzlich der Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023.

(3) Für den Google-Zugang besteht ein kostenpflichtiger Tarif und damit der vertragliche Ausschluss einer Nutzung zu Trainingszwecken. Flinko prüft wiederkehrend, dass die Zahlungsart aktiv bleibt; andernfalls entfällt dieser Ausschluss.

(4) Gefährden Rechtsprechung oder Gesetzesänderung den Transfer, pausiert Flinko die betroffene Funktion, bis ein tragfähiger Mechanismus oder ein EU-Anbieter etabliert ist. Die Lehrkraft wird informiert.

§ 8 Kontrollrechte und Nachweise

Die Lehrkraft kann Nachweise über die Einhaltung dieser Vereinbarung verlangen. Flinko erbringt sie durch Auskunft, Vorlage von Anhang A und der Dienstleisterbelege. Vor-Ort-Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung und außerhalb von Betriebsstörungen möglich.

§ 9 Haftung und Beendigung

Es gilt Art. 82 DSGVO. Beide Seiten können aus wichtigem Grund kündigen, insbesondere bei erheblichem Verstoß gegen diese Vereinbarung.

§ 10 Schlussbestimmungen

Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widerspruch zu den Nutzungsbedingungen geht diese Vereinbarung in Datenschutzfragen vor. Es gilt deutsches Recht.

Anhang A — Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32)

Die Angaben beschreiben umgesetzte Maßnahmen, keine Absichten.

Zutritt und Zugang

• Serverbetrieb bei Hetzner in Deutschland
• Anmeldung mit Passwort; Passwörter nur als Hash gespeichert
• serverseitige Sitzungsverwaltung; Anmelde-Cookies signiert und „Secure“
• statt Kontosperre wachsende Wartezeit pro Konto nach Fehlversuchen

Zugriff und Trennung

• Mandantentrennung je Lehrkraft auf Datenbankebene, durch Tests abgesichert
• Paketgrenzen serverseitig, nicht nur in der Oberfläche
• Schülerzugang ausschließlich lehrergebunden

Weitergabe

• Transportverschlüsselung (TLS) auf allen Wegen
• Angriffs- und Bot-Schutz vorgelagert

Eingabe und Nachvollziehbarkeit

• Aufnahme- und Löschvorgänge werden protokolliert
• Einwilligungen und Bestätigungen mit Konto, Zeitpunkt und Textfassung

Uploads

• Typprüfung an der echten Dateisignatur, nicht am Client-Header
• Größenbegrenzung, Ablage unter zufälligen internen Namen
• verlustfreie Entfernung von Metadaten (EXIF/GPS, XMP, IPTC, PDF-Dokumentinfo)
• Abweisung von PDF mit aktiven Inhalten (JavaScript, Programmstart, Anhänge)

Verfügbarkeit

• fortlaufende Datenbanksicherung, wöchentliche Snapshots, Server-Snapshot
• wiederkehrender Wiederherstellungs-Test
• täglicher Wächter, der eine nicht frische Sicherung meldet

Überprüfung

• automatisierte Prüfläufe vor jeder Auslieferung
• Fehlerüberwachung mit Bereinigung personenbezogener Angaben

Benanntes Restrisiko

Hochgeladene Dateien werden nicht auf Schadsoftware geprüft. Zulässig sind JPEG, PNG und PDF; der Typ wird an der echten Signatur geprüft, PDF-Dateien mit aktiven Inhalten werden abgewiesen, Metadaten entfernt. Ein präparierter Dateiinhalt, der keine dieser Prüfungen auslöst, würde unverändert abgelegt und an Schüler ausgeliefert.

Annahme

Die Annahme erfolgt in der Anwendung: Anzeige dieser Vereinbarung, Häkchen ohne Vorauswahl, Speicherung von Konto, Zeitpunkt und Fassung. Bei Änderung dieser Vereinbarung wird die neue Fassung beim nächsten Login zur Annahme vorgelegt.

Fragen zu dieser Vereinbarung: E-Mail anzeigen